Casos de Sucesso CESPCasos de sucesso - CESP
Inicialmente, diversas ferramentas foram implantadas para atender as necessidades da CESP: ProJurid Online, ProJurid DocManager e ProJurid Web. Com a aprovação do sistema pela empresa, novos módulos foram implantados para atender as novas demandas.
Em 2001, a CESP tinha o desafio de buscar um sistema que atendesse às necessidades de um departamento jurídico envolvendo seus controles internos específicos e que se mostrasse eficiente e de fácil manuseio para os advogados. Esse sistema deveria ajudar na atualização de andamentos, no controle do fluxo de documentos no Departamento Jurídico, controle de Arquivos de Pastas e, por fim, no controle de Processos aos cuidados de escritórios terceirizados.
Solução Hastings
Em 2004, a CESP adquiriu o ProJurid depois de intensa busca entre os softwares existentes no mercado.
Foram importados todos os dados do sistema antigo com customização dos módulos administrativo-financeiros e realizado um intenso trabalho de treinamento, mostrando aos advogados os benefícios, para o dia-a-dia, do contencioso com sua correta utilização.
Como se trata de um sistema interativo, foi implantado em todo Departamento, ou seja, no escritório da Capital e na unidade do interior, em Castilho - SP, conectadas uma à outra por Terminal Server à sede.
O sistema ProJurid Online foi o produto da Hastings que, no primeiro momento, mais atraiu a CESP, tendo em vista o grande número de processos em sua carteira, pois este busca as intimações do site da AASP e os andamentos dos sites dos Tribunais, localiza automaticamente os processos e lança tais informações diretamente no andamento dos mesmos.
Visando total garantia de obtenção das informações, foram contratadas empresas que fornecessem as publicações por e-mail. Com o intuito de aperfeiçoar este trabalho, foi solicitada à Hastings a customização de seu sistema ProJurid Push, interpretador de e-mails, com o desenvolvimento de drivers que lessem as publicações enviadas pelas empresas contratadas e inserissem o conteúdo relativo ao andamento no processo correspondente.
Apesar de existir um protocolo geral da empresa, este não atendia às necessidades do Departamento Jurídico, que precisava de relatórios que permitissem o gerenciamento dos documentos "pendentes e atendidos" por profissional, entre outros relatórios.
Implantando o módulo de Protocolo do ProJurid DocManager, integrado ao ProJurid, foi possível emitir os relatórios necessários, dando a cada gerente de divisão informações da produtividade de sua equipe, com quantidade de documentos atendidos por divisão e pendências existentes por profissional.
No início de 2006, iniciou-se o projeto de implantação do sistema de controle e movimentação das pastas, com a aquisição de arquivos deslizantes, tanto para a Capital quanto para a unidade do interior.
Este projeto teve como apoio o sistema ProJurid DocManager, onde foi possível controlar a entrada e saída, a indicação do destino das pastas e o período de permanência fora do arquivo, bem como, a emissão de relatórios pertinentes.
Para isso o sistema elabora etiquetas com código de barras, que anexas às pastas, podem ser lidas pelo leitor óptico, o que evitou a digitação, tornando mais ágeis os procedimentos.
Ainda em 2006, a implantação do ProJurid WEB .Net veio resolver o problema de controle dos processos aos cuidados dos escritórios terceirizados. Com as atualizações de andamentos feitas pelos escritórios via WEB e com os relatórios de atualizações do sistema, é possível saber o que cada escritório faz, quais os processos sem andamento atualizado num período, quais processos mudaram de fase, etc. Este controle se mostrou importante, pois permitiu cobrar ações efetivas dos terceirizados, com base em relatórios, gráficos e estatísticas, todos gerados pelo sistema.
Resultados
Tais ferramentas trouxeram um significativo ganho na produtividade da equipe, eliminando 70% do trabalho de copy-paste realizado antes da aquisição dos sistemas citados.
Tal eficiência continua encantando todos os advogados, pois, mesmo que não haja qualquer outra informação acrescentada no andamento do processo, os gerentes e outros usuários interessados têm condições de verificar qual a situação atual de cada processo, só pelas informações inseridas pelos sistemas ProJurid On-line e ProJurid Push.
Hoje a CESP pode, através de relatórios e apresentações realizadas para a diretoria da empresa, auditorias e outros órgãos externos com informações geradas pela linha ProJurid, mostrar a posição sempre atualizada, do contencioso da empresa e a qualidade do trabalho realizado pelos advogados e pelo jurídico como um todo.
Depoimento do Cliente
Conforme afirmação de seu gerente Chaim Mordehai Judkiewicz: "O objetivo do Departamento Jurídico de ter uma gestão eficaz, moderna, com recursos tecnológicos de ponta, estando em consonância com o que a empresa almeja, foi alcançado com o auxílio do ProJurid".